Communicatie met ouders via de e-mail

Op donderdagavond ontvang je een e-mail van een ouder. Zijn kind is thuis gekomen met een te eenvoudige tekening en de ouder kan hierover niets positiefs tegen het kind zeggen. Hij vindt dat zijn kind tot meer in staat is en vraagt zich af of jij wel voldoende aandacht besteedt aan zijn kind. Hoe ga je met dergelijke e-mails om? Deze blog besteedt aandacht aan communicatie met ouders via de e-mail en geeft tips voor de praktijk.

Onderzoek

Naar communicatie via media, zoals de computer, wordt sinds de jaren ’80 veel onderzoek gedaan en worden er theorieën over ontwikkeld. In 1996 heeft Joseph Walter een artikel gepubliceerd waarbij hij ingaat op de tot zover ontwikkelde theorieën, hierop reflecteert en deze integreert tot een nieuwe theorie. De theorie van Joseph Walter wordt nog steeds gebruikt bij onderzoek naar communicatie via media en is in deze blog gebruikt om communicatie met ouders via de e-mail te duiden. 

Walther (1996, p. 20) beschrijft dat je via face-to-face communicatie meer signalen ontvangt van je gesprekspartner dan via e-mailberichten. Tijdens face-to-face contact kun je bijvoorbeeld horen of iemand op een warme of koude toon spreekt, en kun je zien of iemand rustig of boos kijkt. In een e-mailbericht is het nauwelijks mogelijk om deze signalen te verzenden. Hoogstens kunnen tekens als 🙂 en :O verstuurd worden. 

Doordat tijdens face-to-face contact zoveel signalen afgegeven worden, ben je tijdens de communicatie met veel zaken tegelijk bezig (Walter, 1996, p. 25). Je let op hoe de persoon beweegt, praat en kijkt en je probeert zo de boodschap goed te interpreteren. Bij het communiceren via de e-mail hoef je minder verschillende signalen te interpreteren en kun je rustig over je eigen boodschap nadenken. Wat wil je zeggen en op welke manier? Het kan hierdoor eenvoudiger zijn om via de e-mail jouw boodschap over te brengen dan tijdens een face-to-face gesprek. 

Voordeel

Het bovenstaande kan in een e-mailbericht van een ouder op twee manier uitpakken (Walther, 1996, p. 26/30). Enerzijds is het mogelijk dat de ouder rustig nadenkt hoe hij zijn boodschap op een duidelijke en beleefde manier over kan brengen. Wanneer dit gebeurt, kan het fijn zijn dat de ouder zijn boodschap via de e-mail deelt en kun jij hier op een positieve en wel overdachte manier op reageren. Anderzijds is het mogelijk dat de ouder zich vrij voelt om zijn kritiek op jou op papier te zetten. Hij ziet niet hoe zijn boodschap op jou overkomt en kan zo zijn woorden in de e-mail de vrije loop laten. 

Nadeel

Wanneer de ouder zich negatief uitlaat in een e-mail, bestaat de kans dat dit negatieve contact in de toekomst gaat intensiveren. Doordat er weinig signalen als mimiek en intonatie aan de e-mail zijn toegevoegd, kun je in principe alleen afgaan op de tekst die in de e-mail staat. Daarom ben je waarschijnlijk geneigd om andere factoren die je over de persoon weet te betrekken bij de interpretatie. Wat is jouw indruk van de ouder tot zover? Wanneer deze negatief is, is het waarschijnlijk dat je ook negatiever reageert op het e-mailbericht dan wanneer je interpretatie positief is. Vervolgens moet de ouder jouw bericht weer interpreteren en kan hetzelfde gebeuren als bij jouw interpretatie van zijn bericht. Op deze manier versterkt de negatieve communicatie en dit wordt ook wel de ‘intensification loop’ genoemd (Walther, 1996, p. 28).

Praktische tips

Probeer je daarom bewust te zijn van de mogelijke complicaties die de e-mail met zich meebrengt. Tegenwoordig maken leerkrachten veel gebruik van de e-mail en dit kan positief uitpakken. Voor ouders kan het eenvoudiger zijn om hun vragen te stellen en zorgen te delen. Jij kunt zelf beslissen wanneer je reageert op een e-mail en nadenken over je bericht voordat je reageert. Anderzijds kan de e-mail ook gebruikt worden om negatieve berichten te sturen en dit kan resulteren in vervelende conflicten. Het kan daarom verstandig zijn om geen uitgebreide e-mail terug te sturen als je een negatief bericht van een ouder ontvangt, maar te antwoorden dat je graag een afspraak maakt voor een face-to-face gesprek om zo te voorkomen dat jullie samen in een negatieve spiraal belanden. 

Referentie

Walther, J. B. (1996). Computer-mediated communication: impersonal, interpersonal and hyperpersonal interaction. Communication Research, 19(1), 52-90. https://doi.org/10.1177/009365096023001001